Zoom: allarghiamo i punti di contatto con i clienti
di Edi Govoni
Per entrare in contatto visivo ed uditivo fra persone solitamente a distanza, soggetti con l’esigenza di relazionarsi per confrontare opinioni, condividere progetti, studiare approcci di lavoro, scambiarsi un saluto davanti ad un caffè, troviamo in Zoom un ottimo alleato.
Di facile utilizzo e sufficientemente sicuro per un approccio relazionale a fine lavorativo, vediamo come acquisire dimestichezza con questo strumento ed in base alle esigenze che si manifestano, migliorare tool.
Distinguo 2 posizioni: host– colui che organizza la videoconferenza, ha funzioni di amministratore con il “potere” nella conduzione del meeting; il/i partecipanti alla call – hanno delle funzioni per gestire la propria presenza, per interagire con il gruppo o con singoli partecipanti.
L’accesso alla videoconferenza avviene attraverso link aperto.
Differenzio il tipo di evento:
• amministratore di una videochiamata con un contatto/cliente – sei il conduttore, un commerciale che si relaziona a fini lavorativi con un lead, un prospect od un cliente;
• relatore ad un meeting – sei protagonista per il tempo del tuo intervento, un agente di commercio che esprime la conoscenza tecnica, di prodotto e/o servizio, dai valore alla tua persona, il tuo brand;
• ospite partecipante alla videocall – sei un soggetto nel gruppo: osserva, ascolta, intervieni.
Tutte le situazioni descritte implicano una relazione con delle persone. Ci troviamo in ambito business, è importante concentrarsi sulla preparazione del programma da svolgere e preparare la nostra immagine esteriore.
Programma business: ogni qualvolta ci presentiamo in una Zoom teniamo a mente che nel pubblico del meeting o fra gli utenti che visioneranno in seguito tale evento, possiamo incontrare delle figure professionali a cui suscitare interessare come potenziali collaboratori, fornitori, consulenti.
È un palcoscenico, per questo è importante presentarsi adeguatamente al contesto, farci riconoscere – da qui la forte valenza di tenere la fotocamera attiva, essere ben posizionato di fronte ad essa all’altezza degli occhi, per dare il più possibile l’idea di relazionarci come se fossimo ad una scrivania, se preferisci una posizione in piedi, disponi un piano di appoggio che ti garantisca una visione orizzontale (occhio con occhio) con l’interlocutore, un piano su cui tenere anche gli strumenti necessari per appunti e presentazione.
In entrambi i casi ricorda di rimanere “fermo” con il busto! Il dondolamento, lo spostamento a destra e sinistra dà fastidio a chi ci guarda; se devi spostarti e muoverti procedi con movimenti lenti ed in caso annuncialo, terrai l’attenzione con te.
La postura eretta aiuta a mantenere l’attenzione alta, teniamo a portata di mano acqua per berne un sorso a necessità e silenziamo le suonerie! È fondamentale per rimanere concentrati nella relazione virtuale che stabiliamo con l’interlocutore.
Valutiamo lo sfondo da cui ci colleghiamo. Avere alle spalle un ambiente ordinato ed in linea con il lavoro risulta un elemento rafforzativo alla azione che stiamo compiendo; non riuscendo a soddisfare questa esigenza, attiviamo la funzione virtual background. Consiste nel caricare uno sfondo personalizzato per nascondere l’ambiente in cui ci troviamo.
Troverai questo ed altri tips su “come attivare” delle funzioni in un post che a breve pubblicherò sul gruppo +Opportunità Agenti.
È indispensabile indicare nel nostro account il nome e cognome, per essere identificati e facilitare a chi desidera entrare in contatto con noi la ricerca dei nostri riferimenti.
È utile preparare un badge, un biglietto da visita da attaccare alla giacca, oppure esporre alle nostre spalle una comunicazione che riporti i nostri riferimenti, dell’agenzia che rappresentiamo, a cui rivolgersi per relazionarsi con noi in caso di confronto.
Meeting con cliente su appuntamento programmato – collegati 5 minuti prima del momento fissato, prepara il materiale che serve per eseguire la presentazione al meglio: blocchi su cui scrivere, pennarelli colorati per fissare i principali 2/3 punti su cui vi accordate; li fissi su un foglio bianco e mano a mano che li elenchi mostra il foglio all’interlocutore: rafforzerai la comunicazione verbale associando un’immagine.
Ti suggerisco di definire un elemento distintivo che avrai sempre con te durante i meeting, portando così l’interlocutore a legare te a quell’elemento ed a pensarti ogni qualvolta si ripresenta; tieni un timer vicino a te: hai il tempo contato. Perché?
Chi ci ascolta perde attenzione dopo 13/15 minuti, considera che l’interlocutore possa essere interrotto da una telefonata, da un collaboratore che ha bisogno, la nostra concentrazione e focalizzazione deve essere massima per produrre qualità in tempi ristretti.
Trasferisci in azioni digitali ciò che esegui quando ti rechi normalmente in visita commerciale, in chiusura riassumi i concetti che hai fissato sul foglio ex bianco, valuta a necessità di inviare una email riepilogativa dell’evento, così entrambi avete traccia di quanto vi siete detti.
Fammi sapere nei commenti, se hai inserito nel tuo programma visite clienti almeno 1 appuntamento Zoom fisso ricorsivo con 1 singolo cliente?
Interveniamo come relatore: è una ottima opportunità per farci conoscere, parliamo di qualcosa che sappiamo fare come professionisti, diamo valore alla nostra persona, trasferendo informazioni su di un prodotto o servizio, trattiamolo se possibile un po’ slegato dal brand che rappresentiamo, siamo noi in prima linea.
Prepariamo una presentazione, anche poche slide o immagini per accompagnare l’interlocutore lungo il nostro discorso; non ci sono formule specifiche, solitamente viene apprezzata la novità nella presentazione, quindi sentiti libero di dare il “tuo taglio personale” sempre in ambito business ed in relazione all’argomento trattato.
Partecipiamo come ospite: anche questi sono momenti di investimento; una domanda ad un relatore può far emergere aspetti interessanti del nostro carattere. Il confronto di opinione con un altro partecipante trasmette la capacità relazionale che riusciamo a mettere in campo, in particolar modo in un ambiente estraneo come la videoconferenza, dove non conosciamo tutti i partecipanti, non sappiamo chi in futuro potrà visionare tale evento (se la registrazione rimane pubblica) non abbiamo nessuna certezza di dove vada a parare la situazione, poter intervenire e mostrarsi in situazioni di questo tipo, per chi è alla ricerca di professionisti è un bell’ambito in cui poter fare scouting.
Immagine: servono solo 7 secondi per farci una idea di chi abbiamo difronte, questo negli incontri con una stretta di mano, ove sentiamo il calore e la forza di quella mano, sentiamo l’odore della persona, abbiamo una immagine intera della fisicità che incontriamo, catturiamo il suo sguardo, sentiamo il vero suono della voce; ora ci troviamo in Zoom, siamo difronte ad uno schermo, mezzo busto – spesso anche un po’ meno, la testa e parte delle spalle, capelli, viso, nessun calore, nessuna forza, assenza di odore, un suono microfonato, uno schermo freddo ed asettico, il nostro sforzo per entrare in contatto con l’interlocutore deve essere maggiore per produrre un risultato.
Il commerciale che adotta un piano di contatto cliente con Zoom, può avere traccia dei meeting, della durata dello stesso, del nome del partecipante, grazie ad un report, scaricabile dal profilo dell’amministratore (con un account a pagamento), strumento utile da presentare ad un direttore commerciale per mostrare il lavoro digitale svolto; anche questo tips su “come attivare” delle funzioni, lo troverai a breve in un post sul gruppo +Opportunità Agenti, seguimi … #edigovoni
Zoom sembrava una passeggiata, strumento scoperto da molti di noi per necessità in un periodo complesso, mettiamolo a rendita al meglio, per ottimizzare i tempi, per essere più veloci in una comunicazione, per dimostrare al nostro interlocutore che ci aggiorniamo anche con gli strumenti digitale, per ricordare alla mandante che siamo disposti ad affrontare dei cambiamenti di modus, anche questo è un elemento che distingue il nuovo #agentedicommercio.
