Una negoziazione ben gestita porta a casa il risultato
di Performance Strategies
È provato scientificamente che il processo negoziale è guidato per il 60-70% dal fattore ansia. Ci sono due strumenti importanti di cui ti puoi appropriare per ridurre sensibilmente la quota di tensione e accrescere la tua concentrazione e fiducia nelle tue performance. Una negoziazione ben gestita è una negoziazione che porta a casa il risultato.
La preparazione
Non c’è momento negoziale che non richieda una reale, seria e accurata preparazione prima dell’incontro vero e proprio.
Arrivare preparati, oltre ad aver generato gli strumenti operativi per la negoziazione, consente di ridurre o eliminare i fattori di stress e ansia dovuti all’incognita dell’incontro. La preparazione riduce dubbi, gap conoscitivi e i fattori di imprevedibilità.
Per ridurre quanto più possibile le incognite dell’incontro, dedichiamo tempo alla raccolta delle informazioni circa il nostro interlocutore, la sua attività, le sue esperienze precedenti e, se possibile, ciò che è in quel momento di suo interesse e/o desiderio. Sono tutti fattori che ampliano la nostra conoscenza e, più conosciamo, meno ci sentiamo insicuri.
La preparazione aiuta a creare gli elementi per la nostra offerta: la zona di accordo e la prima offerta, quella che normalmente produce l’effetto ancoraggio.
Se la prima offerta è totalmente sbagliata rischiamo che il nostro interlocutore si alzi dal tavolo: non possiamo permetterci di perdere il contratto.
Se la nostra prima offerta è troppo bassa, possiamo chiudere velocemente un contratto insoddisfacente: non è nel nostro obiettivo.
E se la prima offerta la proponiamo troppo presto o troppo tardi, sbagliamo i tempi e possiamo cadere nella trappola di chi perde il controllo e la gestione della trattativa: dobbiamo cercare di mantenere il timone nelle nostre mani.
Le informazioni e la preparazione a monte di una negoziazione servono per gestire in modo appropriato le fasi più delicate di un incontro che, spesso e volentieri, è importante per la vita della nostra azienda. Non possiamo fallire.
«La differenza fra un improvvisatore e un professionista è la cura che si mette nella fase di preparazione». (Jack Cambria)
L’ascolto attivo
In ogni caso, ma soprattutto se arriviamo all’incontro privi di informazioni rilevanti sulla nostra controparte, la strategia migliore è quella dell’ascolto attivo.
Spesso suggeriscono di praticare il silenzio, in modo che la controparte si “scopra” per prima. Tuttavia, una scena in cui uno tace o entrambe le parti tacciono – ricordiamoci che il nostro interlocutore a sua volta sta negoziando con noi e con molta probabilità utilizza le medesime tecniche – è una scena alquanto imbarazzante. Gestire l’imbarazzo o una prova di forza di questo tipo potrebbe essere fallimentare o far salire di nuovo l’asticella della nostra ansia oltre un livello gestibile. Se il nostro interlocutore è un esperto negoziatore, con ogni probabilità perderemo la battaglia del silenzio e questo segnerà il destino del nostro contratto.
L’ascolto attivo, al contrario, prevede di voler creare una relazione onesta con il nostro interlocutore, in cui si pongono domande aperte e si entra in sintonia reciproca. Questo, solitamente, è anche il presupposto per poter passare, scientemente, da una strategia di negoziazione competitiva – altamente stressante in cui una parte perderà denaro a favore dell’altra – ad una strategia cooperativa che porta a migliori risultati per entrambe le parti in gioco. Se ci troviamo di fronte ad un’azienda molto forte sul piano negoziale, spostarsi su un piano cooperativo potrebbe fare davvero la differenza.
Ascoltare attivamente la controparte significa far propri alcuni vantaggi importanti:
• raccogliere ulteriori informazioni che potrebbero essere fondamentali per la gestione della negoziazione;
• avere un approccio aperto e non aggressivo in modo da creare una base fiduciaria;
• verificare le informazioni raccolte durante la fase di preparazione;
• misurare le intenzioni della controparte;
• scoprire se possono esistere variabili da tenere a portata di mano per ulteriori concessioni contrattuali;
• scoprire se la controparte è disponibile ad una negoziazione cooperativa anziché competitiva.
Nelle prime fasi dell’incontro dedicati a fortificare la tua credibilità e la tua disponibilità alla collaborazione: di fronte all’opportunità di un contratto che accresce le sue variabili, la controparte mostrerà il suo interesse. Usa una creatività mirata al tuo obiettivo.
Poni domande aperte ed evita di fare interrogatori: non indispettire o mettere a disagio la controparte e ricorda sempre che è una persona come te, con la sua esperienza e, forse, la sua quota di ansia. Dimostra reale interesse e concentrati sul messaggio, soprattutto ciò che implicitamente viene comunicato: sono elementi preziosi che ti aiuteranno durante la fase negoziale.
Al di là delle reciproche posizioni, riconosci l’altro per la persona che è, la stima che merita, il rispetto che gli è dovuto: un atteggiamento etico non è mero buonismo o debolezza ma una scelta che dimostra correttezza e determinazione. Soprattutto nei contratti duraturi, le controparti preferiscono relazioni oneste con fornitori dei quali sanno di potersi fidare.
Le dinamiche negoziali sono identiche in ogni settore perché abbiamo a che fare con le persone: impara a relazionarti con l’uomo o la donna che hai di fronte e questo ti aiuterà a ridurre l’ansia e a portare a casa il risultato.
La negoziazione è una scienza.
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